Tipps & Tricks
zu PROOTLE
oder: wie Du leichter eine Sitzung führst bzw. protokollierst…
Eine Vorstandssitzung durchzuführen kann ein Qual sein: es wird viel zu viel diskutiert, zu wenig entschieden und Sitzungen dauern immer zu lange. Mit der Unterstützung von PROOTLE und einigen Tricks kannst Du die Sitzungen besser strukturieren und durchführen.
Hier sind einige Tipps und Tricks:
Tipps für die perfekte Mitschrift für den Protokollführer:
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Stelle Fragen…
Scheue Dich nicht, Inhalte für das Protokoll nachzufragen. Wenn Du PROOTLE benutzt, dann versuche einen Beamer / großen Monitor zu nutzen, damit alle Anwesenden direkt mitlesen können, was im Protokoll geschrieben wird.
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Nutze Abkürzungen…
Das hilft dir beim Schreiben des Protokolls schneller zu werden. Wenn Du PROOTLE nutzt, dann kannst Du auch mit Textbausteinen arbeiten – das ist noch schneller!
Übertreibe die Dokumentation nicht…
Es muss nur sinngemäß protokolliert werden. Nur bei den Beschlüssen muss Deine Dokumentation eindeutig sein. Wenn Du PROOTLE nutzt, dann hast Du zwei verschiedene Felder für die Protokollierung eines TOPs: ein Textfeld für die Diskussion und eins für den Beschluss. Natürlich kannst per Mausklick gleich die Abstimmung dokumentieren.
Bleibe objektiv und sachlich….
Als Schriftführer ist es immer gut, sich so zu verhalten. Dazu zählt eben auch, dass Diskussionen zeitlich nicht ausufern. Wenn Du PROOTLE benutzt, kannst Du schon im Vorfeld Dauer für die einzelnen TOPs hinterlegen. Wenn die Zeit verstrichen ist, kann PROOTLE ein akustisches Signal geben, dass die Zeit abgelaufen ist. Das ist sehr sachlich und neutral, oder?
Hole Dir direkt ein kurzes Feedback…
Wenn es mal etwas hektischer wird, fasse noch einmal den Test/Beschluss zusammen und lasse ihn Dir direkt bestätigen.
Schiebe die Nachbearbeitung nicht auf…
Klar, nach einiger Zeit vergisst man schnell die Bedeutung, was man da notiert hat. Deshalb am Besten direkt in der Sitzung protokollieren. Dann ist am Ende der Sitzung das Protokoll schon fertig – denn bei PROOTLE brauchst Du nur noch den Text und die Beschlüsse eintragen. Textformatierung wird für Dich gemacht.
PS: wenn Du PROOTLE einsetzt, wird am Ende der Sitzung kontrolliert, ob alle Punkte bearbeitet wurden und auch sonst alle formalen Bedingungen eines Protokolls erfüllt wurden. So kann jeder in der Sitzung in Zukunft als Schriftführer fungieren.
Stein / Baumann
Rechtsicher Protokollieren für Schriftführer und Vorstand
der aktuelle Ratgeber rund um die Protokollführung im Verein
Auch wenn das Protokollieren mit PROOTLE wesentlich einfacher ist, hier trotzdem der Hinweis für rechtliches und Beispiele, wie es herkömmlich manuell funktionieren kann.
Heft mit 32 Seiten, mit Vorlagen, Checklisten und Formulierungsbeispiele
Herausgegegeben von VNR Verlag für die deutsche Wirtschaft AG
Internet: www.vereinswelt.de oder www.vnr.de
ISBN: 978-3-8125-2744-6
Preis: 19,99 €