ALLE VORTEILE
von PROOTLE auf einen Blick
Leichter kann man Vorteile nicht nutzen…
Wer oft Sitzungen organisiert und Protokolle schreiben muss, weiß wie viel Aufwand betrieben werden muss, bis eine Sitzung ordnungsgemäß durchgeführt wurde:
Vor der Sitzung
- Gemeinsamen Termin finden
- Agenda-Punkte sammeln
- Sitzungsort festlegen
- Bewirtung organisieren
- Gäste einladen
- u.v.m.
Während der Sitzung
- schnell zuhören und verstehen
- Mitschreiben
- Für Einhaltung der Reihenfolge der TOPs sorgen
- Sicherstellen dass alle TOPs bearbeitet wurden
- u.v.m.
Nach der Sitzung
- Nachbereiten des schriftlichen Protokolls, d.h. Texte vervollständigen, formatieren und an alle Teilnehmer versenden.
- Für Unterschrift sorgen
- Ablage des Protokolls sicherstellen
- u.v.m.
Mit PROOTLE ist das alles viel einfacher:
Vorteil: keine Formatierungsaufgaben
PROOTLE übernimmt für Dich alle Formatierungsaufgaben. Es werden Fließtexte sinnvoll umgebrochen, Termine und Aufgaben in die TOPs formatiert ausgegeben und PROOTLE sorgt dafür, dass Du nichts Wesentliches vergisst.
Vorteil: Vollständigkeit
Prootle sorgt dafür, dass alle wesentlichen Bestandteile eines Protokolls enthalten sind.
Alle Protokolle werden automatisch durchgehend nummeriert. Von den Teilnehmern (Vereinsmitglieder oder Gäste) über den Protokollführer (auch beim Wechsel während der Sitzung) und dem Moderator. Alles wird dokumentiert.
Vorteil: integrierte Einladungsverwaltung
Die Einladungsverwaltung hilft Dir, die Kommunilation mit Deinen Vorstandskollegen zu optimieren. Wo vorher wild Word-Dateien hin und her gesendet wurden, wird jetzt eine strukturiert E-Mail an alle Teilnehmer versendet. Hier können die Teilnehmer Wünsche / Änderungen an den TOPs eintragen.
Vorteil: Themenverwaltung
Damit Themen, über die „wir auch mal bei Gelegenheit sprechen wollten“ nicht in Vergessenheit geraten, werden diese in der Themenverwaltung gespeichert – und automatisch bei der nächsten Einladung / dem nächsten Protokoll vorgeschlagen.
Vorteil: Anbindung an MS-OFFICE
Einladungen, Protokolle, Aufgaben- und Terminlisten können direkt als PDF-Dateien in MS-OUTLOOK versendet werden.
Einladungen und Protokolle können als MS-WORD Dateien exportiert und individuell gestaltet oder weiter verarbeitet werden.
Vorteil: Aufgabenverwaltung
In jeder Sitzung werden Beschlüsse gefasst. Daraus wiederrum entstehen meistens Aufgaben für bestimmte Teilnehmer.
Damit diese übernommenen Aufgaben auch wirklich erledigt werden, kann PROOTLE bei der Überwachung sehr gut unterstützen.
Vorteil: Recherchefunktion
Alle Protokolle, Beschlüsse, Einladungen, Aufgaben und Termin werden in einer Datenbank gehalten und können dementsprechend durchsucht werden.
Die Recherche ist leicht, das Ergebnis kann entweder angezeigt, per E-Mail versendet oder für andere Zwecke in die Zwischenablage kopiert werden.
Vorteil: Unabhängigkeit
Bisher wußte nur der Schriftführer, wie ein Protokoll zu führen ist. Jetzt kann jeder Teilnehmer einer Sitzung das Protokoll führen.
Jetzt kann also jeder der Schriftführer sein – und es wird leichter diese Position im Verein zu besetzen.